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Ecco perché è opportuno che il datore di lavoro renda disponibili indirizzi di posta elettronica condivisi tra più lavoratori (ad es. ufficioreclami@società.com) affiancandoli a quelli individuali (ad es. rossi@società.com) e valuti la possibilità di attribuire al lavoratore un diverso indirizzo destinato ad un uso privato.

Il datore di lavoro può mettere a disposizione di ciascun lavoratore apposite funzionalità di sistema che consentano di inviare automaticamente, in caso di assenze programmate, messaggi di risposta che contengano le “coordinate” di un altro lavoratore.

Si può altresì consentire al lavoratore di delegare un collega (fiduciario) in caso di assenze prolungate, a leggere i messaggi di posta e ad inoltrare al titolare del trattamento quelli ritenuti rilevanti per l’attività lavorativa. Di tale attività dovrebbe essere redatto apposito verbale e informato il lavoratore interessato.

In caso di assenze non programmate (ad es. per malattia), qualora il lavoratore non possa attivare la procedura descritta (anche avvalendosi di servizi webmail),il datore di lavoro può incaricare altro personale (ad esempio l’amministratore di sistema ) di gestire la posta del lavoratore, avvertendo l’interessato e i destinatari